Radiographie de la période fiscale
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« La montagne de papiers »
La période fiscale, cela se présente souvent sous cette forme : vos clients viennent vous voir avec toutes leurs factures de l’année sous le bras. Ou alors vous constatez, impuissant, qu’un collaborateur est en train de crouler sous les factures papier empilées sur son bureau depuis des mois. Dans un cas comme dans l’autre, le résultat est le même : tant de données à saisir, mais si peu de temps et de ressources pour traiter !
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« Les flux de travail dans le flou »
Pendant la période fiscale, les équipes sont sous pression. Engagées dans une course contre la montre, elles sont aussi sur tous les fronts. Comment suivre l’avancement des déclarations dans ces conditions ? Vos processus actuels sont-ils vraiment efficaces ? Un exemple : imaginons que vous suiviez les différentes tâches à l’aide d’un fichier de calcul. Le saurez-vous si quelqu’un oublie de le mettre à jour ? Que faire en cas de suppression accidentelle ou de panne de système ? Serez-vous en mesure de récupérer les données ainsi perdues ? C’est souvent en période tendue que les processus manuels trouvent leurs limites.
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« Le client injoignable »
Durant la période fiscale, il y a les clients qui se réveillent… et ceux qui disparaissent ! Précisément ceux pour lesquels vous avez besoin de données supplémentaires. Seulement voilà, impossible de les joindre par téléphone, ni même par e-mail. Ou alors, ils promettent de vous envoyer les informations manquantes, en vain. Résultat : les échéances se profilent, mais les déclarations sont loin d’être remplies !
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« Le nouveau client retardataire »
En pleine période fiscale, quelqu’un frappe à la porte de votre cabinet : un nouveau client en panique, les bras chargés de factures papier. Et là, c’est le dilemme : devez-vous accepter ou refuser ? D’un côté, vous êtes en train de développer votre clientèle. De l’autre, accueillir à la dernière minute un client désorganisé risque d’empirer une situation déjà très difficile.
Digitalisation : Des outils et une méthodologie
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Envoi dématérialisé
La première étape est d’équiper les clients d’une solution de numérisation simple et rapide pour transmettre leurs pièces au format électronique dès réception, tout au long de l’année. Une application mobile leur permettant de prendre une photo de leur facture d’achat en un clic et de la partager instantanément avec leur expert-comptable.
La collecte des pièces est lissée dans le temps, évitant ainsi la fameuse montagne de papiers à traiter en urgence !
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Saisie automatique
Grâce à la reconnaissance optique de caractères, un outil comme Receipt Bank est capable d’extraire automatiquement toutes les données-clés des factures numérisées : date, fournisseur, montant, TVA… Il ne reste plus qu’à revoir ces informations, puis à les publier en un clic dans le logiciel comptable utilisé.
Ce que cela signifie pour vous pendant la période fiscale (et tout au long de l’année) ? Moins, voire plus du tout de saisie manuelle, et la possibilité pour les collaborateurs de gérer plus de clients sans passer plus de temps, ni fournir plus d’effort. Une période fiscale rentable ? Du jamais-vu !
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Travail collaboratif
Avec une solution digitale comme Receipt Bank, les clients ne perdent plus leurs factures puisque les images de leurs pièces sont stockées en toute sécurité dans le Cloud, sur des serveurs distants. Plus besoin pour les clients de les ressortir à la dernière minute, surtout s’ils ont pris soin de vous les envoyer au fur et à mesure. Et vous pouvez y accéder à tout moment : une simple recherche par nom de client suffit pour les retrouver !
Autre atout d’une solution Cloud : la centralisation des données en un lieu unique, accessible en temps réel et à distance par tous les membres de votre équipe. Idéal pour promouvoir des méthodes de travail collaboratives. Vous proposez ainsi le même niveau de service toute l’année, quelles que soient votre charge de travail et la composition de votre équipe.
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Receipt Bank, c’est : – 1h gagnée par mois et par client – 98 % de taux d’extraction – 50 % de temps de tenue en moins – + de 5 millions de factures traitées par mois – 7000 cabinets partenaires à travers le monde |
Florent Dujardin, Directeur commercial France, Receipt Bank
