Le marché de l’automatisation est en plein développement et régulièrement de nouvelles solutions sont créées pour digitaliser et automatiser les tâches manuelles, répétitives et à plus faible valeur ajoutée. Comment savoir quelles solutions sont adaptées à mes besoins et faire un choix parmi toutes celles proposées ?
Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons nos conseils en 5 étapes :
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Définition de votre besoin
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Recherche des solutions existantes
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Comparaison des fonctionnalités
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Test de la solution choisie
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Déploiement interne et externe
1- Définir le besoin
Avant de lancer un projet , il est nécessaire de réaliser un état des lieux des pratiques du cabinet. En réfléchissant à la stratégie et aux objectifs, il est plus facile de trouver les outils adaptés qui permettront de les atteindre. Que souhaite-t-on améliorer au sein du cabinet ? Quels processus ont besoin d’être optimisés ?
Ensuite, il faut penser à toutes les parties prenantes impliquées :
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Le client : temps de déploiement, simplicité
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Le collaborateur : temps de formation
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Le cabinet : coûts, bénéfices, organisation des formations, …
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L’expert-comptable : temps à investir, personnes en charge du projet…
2- Rechercher
Une fois le besoin défini, il est temps de se renseigner sur les solutions existantes. Se rendre à des événements tels que le Congrès de l’OEC, consulter les offres de réductions du CJEC, regarder des webinaires de démonstration ou faire des recherches sur internet permet de se faire une idée des différentes fonctionnalités. Le bouche à oreille et le retour d’expérience de cabinets utilisateurs des solutions est également un bon moyen de renseignement.
3- Comparer
Les critères de comparaison doivent être définis en fonction des objectifs de votre cabinet. Mettre en place une grille de comparaison peut aider à la prise de décision en priorisant les fonctionnalités les plus importantes (par exemple, la précision de l’OCR, les intégrations directes avec d’autres logiciels, les méthodes d’envoi de pièces comptables, …). On vous encourage à faire un tableau que vous compléterez au fur et à mesure. Enfin, il est important de vérifier la compatibilité avec les outils déjà utilisés.
4- Tester
L’étape du test est à ne pas sous-estimer, notamment au niveau du temps attribué à sa réalisation. C’est la crédibilité du cabinet qui est en jeu ! Il est alors essentiel de définir un responsable, le référent digital, qui sera le moteur du projet et aura du temps disponible à investir dans le test.
5- Déployer
Une fois le test validé, c’est le moment de déployer en interne, auprès des autres collaborateurs. Le référent digital devra faire preuve de pédagogie pour convaincre les plus réticents.
La présentation devra être adaptée pour le déploiement en externe avec les clients, en insistant sur les avantages pour eux. N’hésitez pas à prévoir des supports de déploiement, ou à en demander à votre éditeur de logiciel pour faciliter la présentation.
Pour que le projet soit une réussite, il est nécessaire de bien cadrer le processus, et d’avoir une vision claire concernant les objectifs et les attentes du cabinet.
Le déploiement d’une nouvelle solution d’automatisation dans un cabinet est une démarche qui nécessite d’investir du temps à court terme, pour en gagner ensuite à moyen et long terme.
Alexia Quesne • Field Marketing Executive Receipt Bank
