La Dématérialisation, beaucoup en parlent, mais beaucoup moins la pratiquent. Pourtant, au quotidien, tout nous pousse vers elle, les télédéclarations, la documentation, le stockage de documents… pour en savoir plus, nous avons rencontré Eric Choteau Laurent, Président d’ACD Groupe.
Données partagées : Comment organiser la dématérialisation ?
Eric Choteau-Laurent : L’important dans ces nouveaux modes de fonctionnement, c’est que le cabinet puisse se réapproprier de nouvelles normes d’organisation. Attention : elles ne seront pas forcément une duplication des normes papier. De puissantes fonctionnalités, dont il faut tenir compte, sont à votre disposition avec l’informatique.
DP : il s’agit de passer l’arborescence Windows à la GED. Quels en sont les avantages ?
ECL : Tout le monde a utilisé un jour l’arborescence Windows pour le classement de ses documents. Toutefois cette solution économique et facile à mettre en œuvre pose un certain nombre de problèmes dans l’exploitation au quotidien. Toujours dans le cas d’un cabinet comptable, l’organisation de l’arborescence est importante et doit être minutieusement réfléchie en gardant à l’esprit que le mode papier ne va peut-être pas s’appliquer totalement. Un des paramètres importants est l’unicité des plans de classements d’un dossier à l’autre. Imaginez qu’un dossier A ait un plan de classement différent du B. Autre facteur à observer : pouvoir faire évoluer l’arborescence initialement définie. Pour des besoins législatifs, d’évolution de normes ou tout simplement un changement de méthode au cabinet, vous pouvez être amenés à modifier le plan de classement. Le logiciel peut également, pour des besoins de consultation vous permettre une visualisation des documents sous forme de liste, faisant alors abstraction de l’arborescence. Cette possibilité amène une option supplémentaire dans la recherche des documents. Les recherches full text sont possibles sous l’explorateur via un système d’indexation. Toutefois, seuls les documents en mode texte seront analysés par le système. Avec une GED, vous allez pouvoir bénéficier en plus, si le logiciel l’intègre, d’un OCR qui va traiter automatiquement les fichiers de type image rendant ainsi possibles des recherches puissantes sur l’ensemble des fichiers.
Dans le cadre des recherches, vous allez également pouvoir bénéficier de critères supplémentaires adjoints aux fichiers. Ils peuvent être automatiques comme la date de création, de modification, l’auteur, l’exercice… ou manuels via des critères paramétrables. Bien souvent, vous allez retrouver des fonctions intégrées comme la création de fichiers PDF, depuis vos différents documents. Vous pourrez sécuriser ces PDF, via des mots de passe à l’ouverture ou au moment de l’impression, d’un copier/ coller ou autre. La signature électronique (SignExpert) est intégrée nativement au logiciel, vous évitant des manipulations. Plusieurs liens à différents niveaux de l’arborescence seront possibles, pointant sur le même document, ce qui évite la duplication d’information. Vous pourrez mettre facilement à la disposition de vos clients les documents sur le net avec une gestion de diffusabilité. Le “ versionning “ fait partie des fonctionnalités particulièrement intéressantes. Plutôt que de garder X versions d’un document avec X noms différents, le système va vous permettre de garder en exploitation directe la dernière version, mais également de pouvoir visualiser les différentes versions passées. La sécurité est également accrue et gérée beaucoup plus finement, par rapport à un explorateur. Le logiciel intègre nativement une sécurité par utilisateur ou profil d’utilisateur. Chacun se verra attribuer ou retirer des fonctions. Un stagiaire ne pourra que créer ou modifier un document sans pouvoir le supprimer. Vous pourrez autoriser une visualisation partielle de l’arborescence. Pour finir, si votre GED est reliée à la GRC du cabinet, vous pourrez alors l’utiliser pour produire des documents et ainsi bénéficier de modèles uniformes harmonisant l’image du cabinet en bénéficiant d’un classement automatisé. Comme vous le voyez, beaucoup d’avantages sont là pour que vous franchissiez le pas !
DP : Comment supprimer le papier ou au moins le réduire ?
ECL : Le papier appelle le papier ! C’est une évidence qu’il est toujours bon de rappeler. Ce n’est pas sans conséquence sur l’organisation et l’adoption de ce fabuleux outil par vos futurs collaborateurs. Si un document au format papier arrive, il sera toujours plus difficile de le traiter numériquement et il a plus de chances de ne pas être classé dans la GED.
Il faut donc le traquer et systématiquement se poser la question de “ Comment le faire disparaitre ? ”. De plus en plus de documents sont numériques et s’échangent après un passage sur une imprimante. Voyez comment la transmission peut se faire par voie électronique. Echangez votre fax classique contre un fax numérique. De plus en plus de copieurs ou d’imprimantes sont multifonctions et intègrent cette fonction de fax. Un peu de formation et d’installation vous permettront ainsi de recevoir automatiquement et d’émettre des fax, sans qu’aucun papier ne soit produit.
DP : On parle beaucoup d’organisation grâce au LAD. Comment vraiment gagner du temps ?
ECl : Si vous pensez gagner du temps uniquement grâce au LAD (Lecture Automatique de Document) vous serez DEÇUS ! Un peu de terminologie pour en comprendre le fonctionnement. Le LAD est un processus où un programme va pouvoir analyser les caractères contenus dans un document et en déduire leur nature. Pour que ce processus soit possible, il va falloir récupérer les caractères du document préalablement scanné dont certains seront en mode texte, d’autres en mode image. Attention : les PDF générés par certains scanners peuvent appartenir aux deux modes. Dans tous les cas, c’est l’OCR (Optical Character Recognition) qui analysera l’image du document et la transformera en caractères. Typiquement, en imputation d’écriture, nous aurons besoin de la date de la pièce.
Le LAD va donc rechercher le mot date ou plutôt les lettres “ D “ “ A “ “ T “ “ E “ et récupérer l’information : “ 11/10/2014 “ quel qu’en soit le format ou le type (de facture, d’échéance…). Ces traitements sont maintenant relativement bien maitrisés. Toutefois, il vous faut numériser les documents avant l’opération et c’est bien souvent là que vous perdrez tout le temps gagné par l’automatisation du processus de saisie comptable.
Pour éviter ces écueils il vous faut prendre l’information à la source, chez votre client. Vous allez devoir lui donner la marche à suivre et lui faire numériser ses factures ou autres documents à destination du cabinet le plus régulièrement possible. Dans notre suite collaborative, votre client va pouvoir, via une interface web, déposer des factures dans sa panière directement au cabinet de manière totalement transparente et entièrement automatisée. Vous pourrez également utiliser des solutions moins propriétaires comme la DématBox de Sagemcom avec ou sans les services du portail de l’Ordre. Le gain de temps se situe avant tout dans l’organisation de la circulation du document et pas dans un produit “ magique “ qu’un éditeur pourrait vous fournir.
DP : les avantages pour le cabinet ?
ECL : L’organisation de ce traitement spécifique vous conduira inévitablement vers la dématérialisation de l’ensemble des documents que votre client aura à vous transmettre. Le temps ainsi gagné sera quantifiable sur la globalité du processus et pas simplement sur la saisie automatisée des pièces comptables. L’autre aspect non négligeable est la continuité du flux d’information. Surtout sur les petits dossiers, les cabinets ont encore l’habitude d’attendre l’échéance du bilan pour récupérer les documents amoncelés souvent dans ce qui pouvait prendre la forme d’une “ boîte à chaussure “. Les conséquences sont nombreuses et bien connues : • Vous recevez les documents au dernier moment ne vous permettant pas d’étaler la charge de travail. • Vous constaterez que des pièces sont manquantes, parfois plus d’un an après. Le plus important est la difficulté à suivre et conseiller vos clients sans disposer de la source d’information en continu. Le FEC amène une nouvelle dimension dans ce processus. Jusqu’alors, quand vous établissiez une déclaration de TVA, elle était souvent faite au vu d’éléments que votre client vous transmettait. La notion des nouveaux contrôles possibles sur les comptabilités informatisées change pas mal de choses, puisque les contrôleurs ne sont pas là uniquement pour vérifier les X dernières années mais également si au moment de ladite déclaration, toutes les pièces comptables étaient imputées et validées par votre système. Or s’il vous en manquait, un ajout après coup deviendrait immédiatement visible et répréhensible.
DP : les avantages pour le client ?
ECL : Il a toutes ses pièces classées au fur et à mesure, il peut bénéficier d’un suivi régulier et il a une trace des pièces éventuellement égarées. Il ne va pas se dessaisir de ses factures qui lui servent la plupart du temps pour son suivi et sa gestion.
DP : Concernant la révision dématérialisée, que pouvez-vous nous dire ?
ECL : Les offres ou les systèmes de révision se multiplient sur le marché, mais sont-ils efficaces et adaptés à vos besoins ? Dans cette recherche d’outils, la chute vertigineuse du prix du matériel informatique a généralisé l’utilisation des doubles écrans où votre portable sert en général d’écran principal. Quoi de mieux que des pièces justificatives associées aux écritures, aux comptes ou module de révision ? Une facture accrochée à sa fiche immo, un contrat avec son emprunt, etc… Il ne faut pas oublier que GED veut avant tout dire Gestion Electronique de Documents, et pouvoir manipuler ces documents à tout moment sur du matériel adapté est un réel confort de travail et un gain de productivité. Une fois les pièces dématérialisées, elles vont pouvoir servir lors de la révision. Depuis votre GED ou votre production, vous pourrez lier les documents numérisés à vos écritures, vos comptes ou vos cycles. Si votre système en est pourvu et vous en offre la possibilité, vous pourrez également les utiliser directement depuis vos outils de révision, comme les immobilisations, les emprunts, crédits-bails ou autres. Ces liens peuvent être multiples et vous pourrez retrouver votre facture d’immobilisation à la fois sur l’écriture, le compte, ou encore la fiche d’immobilisation.
Votre révision continuera de manière totalement dématérialisée. Les outils à votre disposition pourront par exemple calculer les charges à payer ou les proratas, produiront les feuilles de travail et généreront les écritures qui s’extourneront automatiquement au besoin depuis ces renseignements. L’intérêt de fonctions intégrées à votre produit par rapport à des feuilles montées sous Excel, est que, quel que soit le dossier ou la personne en charge du client, vos documents de travail au cabinet seront uniformes et le suivi en sera encore plus facilité, surtout dans le travail à plusieurs, simultanément sur des dossiers importants. Vous pourrez également avoir à votre disposition un questionnaire interactif qui vous assistera dans le contrôle et la formalisation de votre dossier de travail, à travers un questionnaire interactif. Il se génèrera en fonction de votre typologie de dossiers et des comptes utilisés, permettant ainsi des questions des plus pertinentes et exhaustives possibles tout en minimisant sa taille et le rendant le plus intéressant possible.
L’ensemble de vos travaux de contrôle, notes de synthèse sur le dossier, cycle ou comptes, les feuilles de travail et les questionnaires, pourront être édités globalement pour vous donner un dossier complet. Vous choisirez certainement un format dématérialisé avec un classement direct dans votre GED, soit par cycle, soit de manière globale sur un seul endroit de l’arborescence
