L’informatique constitue sans aucun doute un des thèmes clés du créateur de structure d’exercice professionnelle. L’objectif de cet article est de répondre aux principales questions que se posent les jeunes experts-comptables et commissaires aux comptes lors de leur installation.
Quels sont les outils matériels dont j’ai besoin ?
Le métier du jeune installé est en forte mutation, notamment par un effet de nomadisme accru. Comme de nombreuses autres professions, le professionnel du chiffre doit adapter son équipement pour être connecté « Anytime, anywhere, any device ».
Le professionnel doit donc s’armer d’outils lui permettant une connectivité totale avec ses clients et ses tiers : ordinateur portable ultraléger, smartphone dernière génération permettant de mettre l’outil en mode routeur…
Se pose ensuite un paradoxe essentiel entre les risques et les besoins du professionnel.
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Celui-ci a besoin d’une connexion 24h/24 à ses données, sur plusieurs supports (ordinateur professionnel, téléphone personnel, tablette…) et à partir de connexions multiples (internet personnel, wifi du client, wifi public du café…).
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Parallèlement à cela, en tant que garant de l’information financière de ses clients, le professionnel a besoin d’une sécurité optimale des données.
Quelle solution permet aujourd’hui de réduire le risque relatif aux données ?
Tous les regards sont tournés aujourd’hui sur les solutions en « Cloud Computing ». Elles représentent une réponse fiable et innovante dans la sécurité du système d’information des PME, et par extension des cabinets d’expertise comptable.
Le Cloud Computing en mode SaaS a pour objectif d’héberger le stockage de tous les fichiers, la gestion des bases de données et l’application métier dans un serveur sécurisé par des entreprises spécialisées. La qualité de la sécurité est donc renforcée par les applications en SaaS, car les technologies utilisées sont beaucoup plus performantes que sur un ordinateur personnel en local.
D’autres avantages sont également à noter : le Cloud permet de variabiliser les charges (« location » mensuelle plutôt qu’achat du logiciel) et les mises à jour sont gérées automatiquement par l’éditeur (généralement pendant la nuit pour éviter les coûts cachés).
Quels sont les logiciels essentiels au démarrage de l’activité d’un professionnel ?
Plusieurs typologies de logiciels sont à prévoir pour une bonne stratégie informatique.
Progiciel métier
Il s’agit du progiciel permettant de réaliser :
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Pour l’expert-comptable : la tenue comptable, la révision comptable, la liasse fiscale, les bulletins de paie…
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Pour le commissaire aux comptes : les questionnaires d’approche, les feuilles maîtresses, les programmes par cycle…
Cette application correspond au cœur de métier de l’activité, il est absolument nécessaire de tester, d’échanger avec ses confrères lors de soirées de partages d’expérience et de participer aux salons et congrès où sont exposées les solutions. N’oubliez pas que vous (et vos futurs collaborateurs) passerez l’essentiel de votre temps sur cette application !
Ces progiciels proposent généralement des solutions intégrées, avec interconnexions entre les applications, et gestion électronique de documents. Pour l’activité d’expertise comptable, un abonnement à un portail de télédéclaration reste nécessaire.
Applications de conseil
Il s’agit des programmes permettant d’automatiser les conseils apportés aux clients. Ils permettent généralement de récupérer automatiquement les données du progiciel métier et de réaliser des tableaux de bord, des états prévisionnels ou encore des pistes d’optimisation fiscales et sociales.
Applications de gestion pour les clients
Il s’agit de programmes permettant aux clients de gérer au mieux leur entreprise au quotidien (gestion des commandes et des factures, suivi des stocks, récupération des informations bancaires…). Pour le professionnel du chiffre, il peut être très utile, surtout en cas de forte volumétrie, de se connecter à ces outils pour récupérer les flux de gestion et les traduire automatiquement en comptabilité. Attention, le temps gagné en saisie est à utiliser pour des contrôles renforcés.
Documentation en ligne
Tout bon expert-comptable / commissaire aux comptes doit avoir une documentation à jour. En tant que confrère mobile et connecté, une solution « multi-devices » (ordinateur, téléphone, tablette) en ligne et actualisée en temps réel devient vite indispensable.
Pour en savoir plus, l’idéal est de se rendre dans les espaces stratégiques d’échanges et de partage. Les réunions mensuelles du CJEC et les différents salons et congrès organisés par la profession vous apporteront des retours d’expériences et des bonnes pratiques très structurantes pour l’organisation informatique de votre structure !
Cyril DEGRILART
Expert-comptable, Chargé de mission Numérique au sein du bureau exécutif CJEC, Président du CJEC Ile-de-France
Le CJEC réserve à ses adhérents de nombreuses réductions sur les solutions de production comptable, d’outils de conseil, de documentation… A retrouver sur www.cjec.org
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