A l’heure du digital et de l’automatisation, où en sont les cabinets ? | CJEC

A l’heure du digital et de l’automatisation, où en sont les cabinets ?

Lors du conseil national d’octobre 2017, Eric CHOTEAU-LAURENT, nous a livré, de manière très pédagogique, sa vision de notre évolution numérique. Données Partagées a souhaité la partager avec le plus grand nombre d’entre vous.

  1. La digitalisation

Notion beaucoup plus large que la « simple » dématérialisation, puisqu’elle englobe également l’ensemble des processus internes d’une structure et ses relations avec tous les acteurs de son environnement.

Il va falloir déterminer la stratégie à adopter en fonction des objectifs que l’on se fixe. Attention, les objectifs des uns ne seront certainement pas ceux des autres. Vous devrez combiner vos besoins de développement à la technologie numérique.

C’est un projet à part entière qui demande une organisation, des ressources et un véritable pilotage dans lequel une méthodologie et des outils doivent être mis en œuvre.

L’Expert-Comptable doit oublier son métier et endosser le costume de chef d’entreprise. Il se situe au cœur de la transformation de son cabinet où il est le principal acteur du dispositif de digitalisation.

La Stratégie :

Elle dépendra des moyens, des ressources disponibles et de la couverture géographique.

On constate qu’un cabinet comptable, bien en phase avec sa stratégie et avec un positionnement clair vis-à-vis de son marché, réussira sa transition sur une période de 2 à 5 ans.

 

Quelle méthodologie :

Vous allez devoir formaliser votre offre en choisissant bien vos outils.  Le projet aura besoin d’un pilote pour suivre l’avancement, expliquer et communiquer en interne comme en externe.

 

  1. Historique (de l’opératrice de saisie à à la démat)
     Comment sommes-nous arrivés à la dématérialisation dans l’expertise comptable.

 

Le commencement 1975-80 :

L’informatisation des cabinets commence par des centres de traitements comptables. Les cabinets saisissaient alors les journaux comptables manuscrits sur de gros écrans, qui étaient connectés à des centres de traitements distants. Ce n’était pas encore le cloud, mais… Ces derniers envoyaient alors les balances obtenues par transporteur et les cabinets les récupéraient le lendemain.

 

1ere révolution 1985

Depuis toutes ces années, nous sommes témoin de l’évolution de ce marché et de la profession. La naissance de SSII comme la nôtre au début des années 80, est liée à la généralisation de l’informatique, notamment dans les cabinets comptables. Ils établissaient jusqu'alors leurs bilans et états fiscaux entièrement manuellement.

 

Après une dizaine d’années de développements axés sur la simplification de la saisie d'informations et la restitution comptable, des avancées technologiques marquent des phases importantes dans l’évolution de l’informatique au sein des cabinets comptables. Des imprimantes laser ainsi que des ordinateurs de plus en plus performants voient le jour, dont l'aboutissement s’opère fin des années 1990 - début 2000. A cette époque, les systèmes TSE et autres réseaux locaux composaient le parc de nos clients. A travers toutes ces années d'évolution, il ne faut pas oublier l’époque où les liasses fiscales sortaient automatiquement depuis des pages blanches. Malgré les 30 minutes de traitement nécessaires, nos clients étaient enchantés du résultat comparé aux anciens systèmes sur imprimantes matricielles.

 

Depuis, les applications ont fait évoluer leurs interfaces en mode Windows, disposant ainsi de plus d’ergonomie et de possibilités. Un effet « ciseau » s'est alors produit : plus les fonctionnalités grandissaient, plus nombreux étaient les acteurs à disparaître de ce marché spécialisé. C’est à cette période qu'un changement important s'est produit, que nos clients n'ont pas vu venir et ont subi.

 

Devant faire face aux demandes de plus en plus pressantes de l'administration et de leurs clients, les professionnels de l'Expertise comptable exigent de leurs fournisseurs de logiciel une plus grande productivité.

 

Entre la puissance des machines et la performance accrue des logiciels, ils obtiennent alors satisfaction.

 

La principale exigence est l’investissement en temps qu’ils doivent consacrer pour maitriser des suites logicielles de plus en plus complexes. Ce qui a pour conséquence, la création d'un écart important entre les cabinets qui se sont investis dans leurs outils et les autres.

 

Besoins à ce jour

Les cabinets sont à la recherche de toujours plus de productivité et de services nouveaux. L’évolution de la technologie et des systèmes d’informations à travers leur suite logicielle, leur permet à nouveau d’atteindre cet objectif.

 

L’automatisation/robotisation et une collaboration de plus en plus étroite des Cabinets avec leurs clients constituent la prochaine étape. Les changements intervenus lors de la période 1985-1995 ont déjà transformés l’organisation des cabinets. Les évolutions à venir d'ici le début 2020 vont la bouleverser.

 

C’est un défi imposé que les cabinets vont devoir relever. Plus encore aujourd'hui, ce défi est plus humain que technique, tant dans la gestion des personnes, que dans l’organisation et l’adaptation des experts au marché.

 

D'ici 5 ans, les logiciels de production comptable et sociale « intelligents », seront capables d’automatiser l’ensemble des travaux à faible valeur ajoutée.

 

  1. Les premiers automatismes

Très rapidement des interfaces sont créées, pour intégrer le plus facilement possible dans les systèmes comptables, des écritures provenant de logiciels de gestion commerciale. Principalement les ventes, mais également les ventes pour des ERP performants.

 

L’intégration des relevés bancaires à suivi. ScanBank développé à l’époque par la société Xperts, montre la voie dans la gestion des comptabilités de trésorerie. Au début l’analyse se fait par scannérisation des relevés papier en vue d’une exploitation informatique. Cette phase est dictée par le manque d’interconnexion des systèmes bancaires. La généralisation des liens notamment internet aboutit à l’évolution du traitement en intégrant directement un fichier EDI récupéré par des automates. Dans les 2 cas la transformation de l’information récupérée en écriture comptable s’effectue grâce à des systèmes de paramétrage rendant l’intégration intelligente. Le reliquat des lignes non affectées passe par des demandes clients de plus en plus performantes et sophistiquées, au début par des éditions envoyées par fax et à présent par des échanges directs via du collaboratif sur des interfaces web ou mobiles.

 

  1. La saisie intelligente

Partant de la même logique, Xperts crée Scanfact, pionnier dans la reconnaissance des factures. Depuis beaucoup ont emboité le pas, à commencer par ACD-Groupe avec ACD-Fact.

Toutefois, il est illusoire de croire que vous allez gagner du temps uniquement grâce au LAD (Lecture Automatique de Document). Vous ne pourrez qu’être déçus !

Un peu de terminologie pour comprendre le fonctionnement. Le LAD est un processus par le biais duquel un programme va pouvoir analyser les caractères contenus dans un document et en déduire leur nature.

 

Pour que ce processus soit possible, les caractères du document préalablement scannés doivent être récupérés. Certains seront en mode texte, d’autres en mode image. Attention : les PDF générés par certains scanners peuvent appartenir aux 2 modes. Dans tous les cas, c’est l’OCR (Optical Character Recognition) qui analysera l’image du document et la transformera en caractères.

 

En imputation d’écriture, la date de la pièce est indispensable. Le LAD va rechercher le mot date ou plutôt les lettres « D » « A » « T » «E » et récupérer l’information : 11/10/2014 » quel qu’en soit le format ou le type (de facture, d’échéance….).

 

Ces traitements sont maintenant relativement bien maitrisés. Toutefois, il vous faut numériser les documents avant l’opération et c’est bien souvent à ce moment que vous perdrez tout le temps gagné par l’automatisation du processus de saisie comptable.

 

Pour éviter ces désagréments, l’information doit être prise à la source chez votre client. Vous devez porter à sa connaissance la marche à suivre. Les factures et autres pièces comptables devront être numérisées à destination du Cabinet, le plus régulièrement possible par votre client. L’idéal, est de récupérer les factures directement chez les fournisseurs, ce qui favorisera un traitement optimum par l’OCR.

 

Avec notre suite collaborative, votre client déposera directement au cabinet, ses factures dans sa panière via une interface web de manière totalement transparente. Vous pourrez également utiliser des solutions mises à votre disposition comme la DématBox de Sagemcom.

 

Le gain de temps réside avant tout dans l’organisation de la circulation du document et non dans un produit « miracle » qu’un éditeur peut vous fournir.

L’organisation de ce traitement spécifique conduira inévitablement les experts comptables vers la dématérialisation de l’ensemble des documents que le client doit leurs transmettre. Le temps ainsi gagné reste quantifiable sur la globalité du processus et pas simplement sur la saisie automatisée des pièces comptables.

 

La continuité du flux d’information est également un aspect non négligeable, surtout pour les "petits dossiers". Les cabinets ont encore l’habitude d’attendre l’échéance du bilan pour récupérer les documents amoncelés souvent, dans ce qui pouvait prendre la forme d’une « boîte à chaussures ».

Les conséquences sont nombreuses et bien connues.

 

Les documents vous parviennent au dernier moment, ne permettant pas d’étaler la charge de travail.

En général, l'absence de pièces est constatée parfois plus d’un an après.

 

Le défi des cabinets d’aujourd’hui c’est de passer de la comptabilité avec 14 mois de délai, au suivi à quasi J+1.

 

  1. Intégration Outils de Révisions Intégrés

Les offres ou les systèmes de révision se multiplient sur le marché, mais sont-ils efficaces et adaptés à vos besoins ?

 

A notre sens, il s'agit d’un l’élément essentiel pour parfaire et finaliser la chaine d’automatisation. La révision doit être « fondue » dans le Système d’Information comptable. Le principe est de pouvoir traiter l’information dès son acquisition et de pouvoir automatiser les écritures sur vos dossiers (FNP, Charges et produits d’avance, réintégration des frais financiers, charges mixtes,…).

 

Depuis la dématérialisation, vos pièces justificatives sont associées aux écritures, aux comptes ou aux modules de révision. Une facture liée à sa fiche d'immobilisation, un contrat à son emprunt, etc…  permettra de manipuler ces documents à tous moments sur du matériel adapté, avec un réel confort de travail et de gain de productivité.

 

Si votre système en est pourvu et vous en offre la possibilité, vous pourrez également utiliser ces documents directement depuis vos outils de révision, tels que les immobilisations, les emprunts, crédits bail ou autres, en vue de leur contrôle ou de leur supervision. Ces liens sont multiples et vous retrouverez votre facture d’immobilisation à la fois sur l’écriture, le compte, ou encore la fiche d'immobilisation.

 

Un questionnaire interactif sera également mis à disposition afin de vous assister dans le contrôle et la formalisation de votre dossier de travail. Celui-ci sera généré en fonction de la typologie du dossier et des comptes utilisés, le rendant ainsi le plus pertinent et le plus exhaustif possible, tout en minimisant sa taille.

 

L’ensemble des travaux de contrôles : notes de synthèse sur le dossier, les cycles ou comptes, les feuilles de travail et les questionnaires, pourront être édités globalement en vue de fournir un dossier complet. Votre choix portera très certainement sur un format dématérialisé avec un classement direct dans votre GED soit par cycle, soit de manière globale à un seul endroit de l’arborescence.

 

Dans cette recherche d’outils, la chute vertigineuse des tarifs du matériel informatique a généralisé l’utilisation des doubles écrans, dans lequel votre portable sert en général d’écran principal. Avec l’évolution de l’externalisation, des grands écrans 24’’ sont également adoptés dans les cabinets.

 

 

  1. Travail collaboratif et mobilité

L’échange avec vos clients est une partie essentielle dans l’organisation du cabinet et dans cette recherche de plus de productivité. Ce type de plateforme ne peut pas être limité à la comptabilité ou à la facturation.

 

Selon l'organisation des cabinets, la typologie des clients, l'activité ou la situation géographique ou encore une prédisposition avec l’informatique, les besoins seront nombreux. Pour correspondre au mieux à l'utilisateur final, il est indispensable de faire le choix le mieux adapté parmi une multitude de possibilités.

 

L’important pour le cabinet est cette capacité à créer avec son client un cercle vertueux, qui part de l’acquisition jusqu’à la restitution.

 

L’acquisition sera automatisée au maximum, mais dans certains cas, l’intervention du client final s'avèrera nécessaire.

 

Le traitement comptable d’un dossier du petit artisan, ne peut s’apparenter à une société de 20 personnes avec un comptable sur place.

 

La restitution des données comptables passe par un tableau de bord simple, pour suivi et une analyse des informations comptables traitées au cabinet, jusqu’à la mission de conseil qui s’appuie sur un suivi d’indicateurs personnalisés.

 

  1. Au final tout ça pourquoi ?

Comme nous venons de le voir la révolution du digital est en marche depuis bientôt près de 40 ans.

 

Dans un avenir très proche, les comptabilités seront, pour une grande partie des dossiers, de plus en plus automatisées. Cet automatisme commencera par l’acquisition des factures d’achats/ventes, de la trésorerie mais également des OD quotidiennes ou des OD d’inventaires, assurant une sortie de bilan ou de liasse sans intervention humaine.

 

Nous vous avons démontré que tous les ingrédients techniques sont déjà présents, et peu de choses restent à faire pour retirer l’intervention humaine.

 

C’est la demande de la profession depuis toutes ces années qui remplace les tâches à faible valeur ajoutée par des automatismes.

 

Le plus dur n’est pas technique, mais bien humain et notre faculté d’adaptation dans un monde en perpétuelle évolution qui s’accélère de plus en plus.

 

Quand le vent du changement se lève, les uns construisent des abris, les autres des moulins à vent.