Equipement du cabinet : choisir et aménager ses locaux | CJEC

Equipement du cabinet : choisir et aménager ses locaux

Vous avez décidé d’exercer votre activité en indépendant en réalisant une création ex nihilo.

Une des premières démarches que vous allez effectuer sera la construction de votre projet d'entreprise. Vous allez ensuite vous confronter aux premières difficultés. De quoi ai-je besoin pour lancer mon activité ? Comment ne rien oublier d’important ?

Données Partagées vous propose de faire le point sur les éléments indispensables à votre installation. Première partie : que faut-il savoir sur le choix des locaux et son aménagement.

 

LE CHOIX DES LOCAUX

Pour bien choisir ses locaux, il convient d’étudier un certain nombre de critères.

 

  • L’emplacement géographique

Vous pouvez choisir de vous implanter dans une zone où l’activité d’expertise comptable est faiblement représentée et où un potentiel de clients a été identifié. Pourquoi ne pas commencer en exerçant de chez soi, si vous êtes bien situé, ou au contraire choisir un local dans une rue passante vous permettant d’avoir une visibilité ?
 

  • L’accessibilité

Votre local doit être facilement accessible aux prospects, que ce soit grâce aux transports en commun ou par le route – pensez aussi au stationnement.

 

  • Le loyer

Celui-ci constitue souvent une charge importante de votre prévisionnel. Il doit représenter entre 5 et 9 % du chiffre d’affaires au maximum.

 

  • La superficie

Il est difficile de déterminer la superficie idéale. En effet, si votre objectif est de vous développer vous aurez rapidement besoin de place pour accueillir vos premiers collaborateurs et devrez choisir vos locaux en tenant compte de ce point.

 

  • L’agencement du local

Vous avez le choix entre l’open space, les bureaux ou un mix des deux. Pensez donc à anticiper la façon dont vous voudrez travailler et gérer votre équipe.

 

  • Trouver le local

Une fois les critères du local idéal – reflet de votre future activité – déterminés, il vous faudra le trouver. Plusieurs réseaux existent :

- Familial : il s’agit souvent du réseau le plus efficace auquel on ne pense pas toujours ;

- Amical : vos amis seront ravis de vous rendre service ;

- Professionnel : ce sera l’occasion de partager avec eux votre projet professionnel et d’identifier des perspectives de partenariats.

Pensez aussi aux voies classiques :

- Agences immobilières : il s’agit bien évidemment de l’interlocuteur privilégié dans cette recherche ;

- Sites internet de petites annonces : de nombreux sites traitent aussi.

 

Si vous ne souhaitez pas avoir vos propres locaux, d’autres solutions alternatives peuvent être envisagées, comme la sous-location chez l'ancien employeur ou un espace en co-working.

 

L’AMÉNAGEMENT DES LOCAUX

Il est important que vous vous sentiez bien afin que vos clients et vos prospects puissent avoir le même sentiment.

 

Les travaux d’aménagement

Réalisez les travaux nécessaires avant d’aménager afin de ne pas être perturbé par ces travaux par la suite. Remettez en état les murs, plafonds et sols. Dans l’idéal, reprenez les couleurs de votre charte graphique.

 

  • Les bureaux

Le professionnel doit anticiper et prévoir une cohérence dans le choix du mobilier et plus spécialement des bureaux. Il doit donc être possible de retrouver les mêmes bureaux lorsque de nouveaux collaborateurs intégreront le cabinet. Les bureaux doivent être assez larges et profonds pour permettre de travailler sur de nombreux documents papiers. Deux écrans doivent aussi trouver leur place afin de faciliter la consultation de documents

Et ne négligez pas le choix des chaises, éléments indispensables sur lesquels vous, vos collaborateurs et vont clients vont passer beaucoup de temps.

Si vous avez un espace dédié aux rendez-vous clients et aux réunions d’équipe, éaquipez-le d’une vidéoprojecteur, idéal pour présenter votre travail.

  • La salle d’attente

Vous pouvez l’équiper d’une télévision qui diffusera les missions proposées par le cabinet en plus de chaises accueillantes.

 

  • Les autres espaces

Pourquoi ne pas proposer à vous-même, vos clients et vos collaborateurs un espace de détente et de restauration ? Vous pouvez y installer machine à café, petits gâteaux, frigo, four microondes

 

LA PROTECTION DES LOCAUX

  • L’assurance

Tout d’abord, vous devez bien évidemment assurer vos locaux professionnels, ce qui est obligatoire. Pensez à négocier cette assurance de façon globale, en la couplant avec votre responsabilité civile professionnelle.

 

  • L’alarme

D’autre part, comme pour toute entreprise, une alarme demeure nécessaire. Celle-ci n’empêchera pas les cambriolages, mais permettra de limiter le temps passé à l’intérieur du cabinet. Prévoyez une alarme comprenant des détecteurs volumétriques et des détecteurs périphériques à poser sur les portes et fenêtres. Afin de compléter votre système d’alarme, il peut être utile d’équiper votre cabinet d’une ou plusieurs vidéos accessibles par internet. Cela vous permet notamment, en cas de déclenchement de l'alarme, de vous assurer que personne ne s’est introduit dans votre cabinet.

Dans le prochain numéro de Données Partagées, nous passerons en revue les équipements informatiques et les logiciels indispensables ou utiles au jeune cabinet.

Patrick Goddard, expert-comptable